Project Coordinator (m/w) – Bonn/Berlin

Project Coordinator (m/w) – Bonn/Berlin

International Rescue Committee Deutschland sucht eine/n

Project Coordinator (m/w)

zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet, in Bonn (ggf. Berlin)


Über uns

IRC (International Rescue Committee) steht von Krieg und Krisen betroffenen Menschen zur Seite, um ihr Überleben und den Wiederaufbau ihrer Existenz zu sichern. Seit ihrer Gründung im Jahre 1933 auf Anregung von Albert Einstein leistet die Organisation insbesondere für Flüchtlinge lebensrettende Hilfe. Heute unterstützen wir jährlich etwa 23 Millionen Menschen in über 40 Ländern der Welt. Unser Ziel ist, zur Linderung ihres Leids beizutragen und die Bedingungen für ein Leben in Würde und Hoffnung zu gewährleisten. Dabei spielen wir eine führende Rolle bei der Entwicklung neuer, nachweislich wirksamer Verfahren und Ansätze, um den Schutz und die Selbstbestimmung besonders gefährdeter Menschen zu fördern. So bereitet IRC den Weg „from harm to home“ – aus dem Leid zurück ins Leben. IRC ist international eine der größten Hilfsorganisationen mit einem Fokus auf fragile Kontexte. Seit 2016 sind wir auch mit zwei Niederlassungen in Deutschland aktiv, wo wir den strategischen Dialog mit anderen deutschen Akteuren der humanitären Hilfe und Entwicklungszusammenarbeit steuern, bei politischen Prozessen Einflussnahme zugunsten derer, die von Vertreibung betroffen sind, nehmen, und Fördermittel akquirieren und verwalten; des Weiteren führt die deutsche Sektion Integrationsprojekte mit und für geflüchtete Menschen in Deutschland durch.

In den nächsten Jahren erwartet IRC Deutschland durch organisationsinterne Veränderungen ein starkes Wachstum an den Standorten Bonn und Berlin sowie wachsende Verantwortung als europäischer Hauptsitz der Organisation. Deshalb bauen wir unsere Awards Management Unit (AMU) an unseren deutschen Standorten weiter aus. Die AMU ist zuständig für die Identifikation öffentlicher bzw. institutioneller Geber sowie die Beantragung und das Management von Fördermitteln.  

Ihr Verantwortungsbereich

Als Project Coordinator (m/w) unterstützen Sie in enger Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen der AMU an den Standorten London, Bonn und Berlin strategische Planungsprozesse, Wissenstransfer sowie erfolgreiches Change Management. Dabei übernehmen Sie unter anderem folgende Aufgaben:

  • Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei der Bearbeitung von Regierungsanfragen

  • In enger Zusammenarbeit mit dem Team stellen Sie sicher, dass interne Templates, Policies und Prozesse richtig angewendet werden

  • Sie ermitteln den Bedarf an internen Trainings und pflegen einen Weiterbildungskalender für die AMU

  • Sie unterstützen bei der Einführung eines Reporting Systems und erstellen regelmäßige Auswertungen und Berichte

  • Gemeinsam mit HR Planen Sie das Onboarding neuer Mitarbeiter/innen der AMU in Deutschland

  • Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei der Erstellung und Pflege von Profilen auf den Portalen europäischer Geber

  • Im Rahmen von Audits kooperieren Sie eng mit den Prüfern institutioneller Geber

  • Sie organisieren Workshops und Meetings

  • Sie unterstützen die AMU bei administrativen Tätigkeiten wie Reisebuchungen, Budgetführung, Erstellung von Protokollen

Ihr Profil

  •  Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene (kaufmännische) Berufsausbildung oder ein Hochschulstudium in einem relevanten Feld

  • Sie verfügen über Arbeitserfahrung in der Unterstützung und Umsetzung von Projekten

  • Idealerweise haben Sie Bereits Erfahrung im NGO-Umfeld bzw. in der Zusammenarbeit mit europäischen Gebern

  • Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

  • Sie beherrschen die Programme des MS Office Pakets

  • Sie verfügen über eine ausgeprägte Dienstleistungsmentalität und Kommunikationsfähigkeit sowohl in Bezug auf Kunden als auch im Umgang mit Ihrem Team

  • Die Zusammenarbeit innerhalb eines heterogenen Teams bereitet Ihnen ebenso Freude wie das selbstständige Arbeiten

  • Auf unter Zeitdruck gelingt es Ihnen, sich schnell in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten

  • Sie verfügen über sehr gute organisatorische Fähigkeiten und es fällt Ihnen leicht zu priorisieren

Wir bieten Ihnen

  • Eine sinnstiftende Gestaltungsaufgabe mit viel Eigenverantwortung in einer wachsenden Organisation

  • Die Arbeit in einer renommierten innovations- und wirkungsorientierten internationalen NGO

  • Ein dynamisches und hochmotiviertes Team

  • Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten

  • Einen unbefristeten Arbeitsvertrag

  • Ein attraktives Gehalt sowie diverse Mitarbeitervorteile

Wenn Sie mit Ihrem Talent dazu beitragen möchten, Geflüchteten und Menschen in Krisengebieten ein Leben in Würde zu ermöglichen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Starttermins auf Deutsch, Lebenslauf auf Englisch, Arbeitszeugnisse) ausschließlich über IRCs Bewerbungsportal. Für Fragen steht Ihnen gerne Frau Christine Mader, HR Managerin, zur Verfügung (Tel. 0228 5226 1628).

Bewerbungsschluss ist der 06.12.2018.

Weitere Informationen zu IRC finden Sie auf IRCDeutschland.de.

Senior Office Manager (m/w) – Bonn

Senior Office Manager (m/w) – Bonn

International Rescue Committee Deutschland sucht eine/n

Senior Office Manager (m/w)

zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet, in Bonn


Über uns

IRC (International Rescue Committee) steht von Krieg und Krisen betroffenen Menschen zur Seite, um ihr Überleben und den Wiederaufbau ihrer Existenz zu sichern. Seit ihrer Gründung im Jahre 1933 auf Anregung von Albert Einstein leistet die Organisation insbesondere für Flüchtlinge lebensrettende Hilfe. Heute unterstützen wir jährlich etwa 23 Millionen Menschen in über 40 Ländern der Welt. Unser Ziel ist, zur Linderung ihres Leids beizutragen und die Bedingungen für ein Leben in Würde und Hoffnung zu gewährleisten. Dabei spielen wir eine führende Rolle bei der Entwicklung neuer, nachweislich wirksamer Verfahren und Ansätze, um den Schutz und die Selbstbestimmung besonders gefährdeter Menschen zu fördern. So bereitet IRC den Weg „from harm to home“ – aus dem Leid zurück ins Leben. IRC ist international eine der größten Hilfsorganisationen mit einem Fokus auf fragile Kontexte. Seit 2016 sind wir auch mit zwei Niederlassungen in Deutschland aktiv, wo wir den strategischen Dialog mit anderen deutschen Akteuren der humanitären Hilfe und Entwicklungszusammenarbeit steuern, bei politischen Prozessen Einflussnahme zugunsten derer, die von Vertreibung betroffen sind, nehmen, und Fördermittel akquirieren und verwalten; des Weiteren führt die deutsche Sektion Integrationsprojekte mit und für geflüchtete Menschen in Deutschland durch.

In den nächsten Jahren erwartet IRC Deutschland durch organisationsinterne Veränderungen ein starkes Wachstum an den Standorten Bonn und Berlin sowie wachsende Verantwortung als europäischer Hauptsitz der Organisation. Deshalb bauen wir den Bereich Operations weiter aus. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir einen Senior Office Manager (m/w) mit dem Schwerpunkt Einkauf.

Ihr Verantwortungsbereich

Als Senior Office Manager (m/w) betreuen Sie die Bereiche Procurement, Logistik und Büromanagement an beiden Standorten eigenverantwortlich. Dabei übernehmen Sie unter anderem folgende Aufgaben:

  • Sie übernehmen die fachliche und disziplinarische Führung eines dreiköpfigen Teams

  • Sie verantworten reibungslose interne Abläufe an beiden Standorten

  • Gemeinsam mit Ihrem Team führen Sie Prozesse ein, beispielsweise im Bereich Hotdesking und Office Kalender

  • Sie erstellen Inventarlisten und leiten daraus den Einkaufsbedarf ab

  • Sie fungieren als Ansprechpartner/in für externe Dienstleister und Besucher

  • Sie sind für den Einkauf von IT Equipment, Möbeln, Bürobedarf und Dienstleistungen wie z.B. Übersetzungen verantwortlich

  • Sie pflegen und entwickeln ein Netzwerk von Zulieferern und Dienstleistern

  • Unter Berücksichtigung von Qualität und Kosteneffizienz bauen Sie den Bereich Beschaffung weiter aus

  • Sie setzen an den deutschen Standorten die globalen IRC Richtlinien um und stellen dessen Einhaltung sicher

  • In Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung und der Global Supply Chain Abteilung sorgen Sie für ein effektives Vertragsmanagement und den Abschluss neuer Rahmenverträge

  • Sie führen interne Schulungen zu IRC Beschaffungsrichtlinien durch und stehen unseren MitarbeiterInnen beratend zur Seite

  • Sie sind die interne Schnittstelle zum globalen IRC IT-Team und gewährleisten dessen Unterstützung für die MitarbeiterInnen in Deutschland

  • Gemeinsam mit Ihrem Team unterstützen Sie die erfolgreiche Organisation und Durchführung von (internen) IRC Events

Ihr Profil

  • Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene (kaufmännische) Berufsausbildung oder ein Hochschulstudium in einem relevanten Feld (Logistik, Global Supply Chain, Operations Management, Wirtschaft)

  • Sie besitzen Berufserfahrung und fundiertes Fachwissen im Bereich Office Management und Einkauf, vorzugsweise im NGO Umfeld

  • Sie kennen sich mit Beschaffungsprozessen und -Richtlinien aus

  • Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

  • Sie haben ausgeprägte kommunikative und interpersonelle Fähigkeiten

  • Sie zeichnet eine lösungsorientierte Arbeitsweise aus

  • Sie verfügen über eine ausgeprägte Dienstleistermentalität und idealerweise über erste Erfahrung in der Führung von MitarbeiterInnen

  • Ihre Arbeitsweise ist organisiert und strukturiert

  • Sie beherrschen die Programme des MS Office Pakets

Wir bieten Ihnen

  • Eine sinnstiftende Gestaltungsaufgabe mit viel Eigenverantwortung in einer wachsenden Organisation

  • Die Möglichkeit, den Bereich Operations von Grund auf entscheidend mitzugestalten und den dafür nötigen kreativen Freiraum

  • Die Arbeit in einer renommierten innovations- und wirkungsorientierten internationalen NGO

  • Ein dynamisches und hochmotiviertes Team

  • Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten

  • Einen unbefristeten Arbeitsvertrag

  • Ein attraktives Gehalt sowie diverse Mitarbeitervorteile 

Wenn Sie mit Ihrem Talent dazu beitragen möchten, Geflüchteten und Menschen in Krisengebieten ein Leben in Würde zu ermöglichen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Starttermins auf Deutsch, Lebenslauf auf Englisch, Arbeitszeugnisse) ausschließlich über IRCs Bewerbungsportal. Für Fragen steht Ihnen gerne Frau Christine Mader, HR Managerin, zur Verfügung (Tel. 0228 5226 1628).

Bewerbungsschluss ist der 6.12.2018

Weitere Informationen zu IRC finden Sie auf IRCDeutschland.de.

Director of Policy and Advocacy, Europe (m/f) – London, Berlin, Brussels

Director of Policy and Advocacy, Europe (m/f) – London, Berlin, Brussels

International Rescue Committee is looking for a

Director of Policy and Advocacy, Europe

Location: London, Berlin or Brussels (with significant travel)

Employment Type: Permanent and Full Time

IRC in Europe

Europe is one of the fastest growing regions for the IRC and currently consists of offices in the UK, Belgium, Switzerland and Germany. In addition, the IRC has a partnership with Stichting Vluchteling (SV) in the Netherlands. IRC runs a number of country programmes in the Europe and North Africa region with IRC offices in Italy, Greece, Serbia, Libya and Tunisia.

ROLE SPECIFICATION

The European Policy and Advocacy Team headed by the Director of Policy & Advocacy, Europe sits within the IRC Europe office, which leads IRC’s activities in Europe. The Director of Policy & Advocacy, Europe leads a team of policy and advocacy staff based across the UK, Belgium and Germany, and additional teams which may be established in other new IRC markets.

The Europe policy and advocacy team works closely with IRC’s global team of policy analysts and advocates based in Washington DC, New York, Geneva, Amman and in other priority countries and regions to deliver IRC’s vision of change and thought leadership.

Scope of work

  • Build on and deliver IRC’s European policy and advocacy strategy in collaboration with relevant policy and advocacy and communications colleagues based elsewhere in the organization, and with the Senior Vice President (SVP) for Europe

  • Develop and drive forward IRC’s vision of how we deliver meaningful change for the people we serve in an increasingly challenging external environment in Europe

  • Represent IRC Europe as part of IRC global fora for policy and advocacy, influencing and deciding upon global advocacy priorities with IRC colleagues

  • Act as IRC expert on themes, priority countries and geostrategic areas including representing IRC to high profile policy makers, practitioners, think tanks, academic partners, the media and the public

  • Support the implementation of IRC Europe strategy and input into other department’s strategic planning and activities

  • Own and lead on the delivery of goals for change and thought leadership in Europe under the IRC Europe Strategy

  • Lead the policy and advocacy team across IRC’s European offices, as well as manage budgets, taking on additional responsibilities as required

  • Provide training and advice on advocacy to staff in London and in country programmes

  • Member of the Europe Senior Management Team (SMT)

  • Work as part of a key group leading efforts to develop IRC’s vision for change and thought leadership in Europe, and input into the IRC’s 2020-25 strategic planning cycle as it pertains to policy and advocacy both globally and in Europe in particular

Key Working Relationships

Internal

  • Works in close coordination with all members of the Europe Senior Management Team, particularly the Executive Director of IRC-Deutschland, Director of Communications for Europe, the Senior Director for Fundraising, Europe, and Deputy Vice President Award Management Unit, Europe

  • Works closely with the Vice President for Global Policy & Advocacy, the Vice President for Strategic Communications and their teams, with key contacts in the International Programmes Department, the Chief Strategy Officer and the leaders of Technical Units responsible for programme quality

  • Line management of Head of Policy, Head of Advocacy and, on an interim basis, the Head of Belgium Office

  • Other geographic Policy & Advocacy leads across IRC Europe’s offices are accountable to this role

External

  • Government and opposition stakeholders in European countries and European Union and similar bodies

  • Members of parliaments and parliamentary bodies (e.g., committees) in European countries and EU and similar bodies (including the UK Parliament, the European Parliament and the German Bundestag)

  • Senior civil servants in government departments and supra-national and international agencies and regulatory bodies

  • Policy-makers in think-tanks, other NGOs, corporate and other partners of the IRC in Europe

  • Representatives of the press (e.g., as part of interviews), in collaboration with the IRC Europe’s communications team

MAIN TASKS AND RESPONSIBILITIES

Develop and drive IRC’s European policy and advocacy work

  • Working closely with the Global Policy and Advocacy Team, build on and deliver IRC’s European policy and advocacy strategy, including leading the development of our public policy work in priority areas; building our advocacy practice; and advising on how we use campaigning and other public mobilization techniques as part of our work

  • As part of a coherent overall vision, oversee the development and implementation of distinct strategies to build IRC’s profile and influence in the UK, Germany, Belgium and any other priority European countries

  • Grow IRC’s contacts and conduct advocacy with high-level European advocacy targets on IRC priorities, and provide support and guidance to other staff conducting such advocacy

  • Oversee the development of our public policy analysis and development, including by growing our relationships and partnerships with relevant think-tanks, academics, and other policy experts across Europe

  • Grow our reputation as a leader in conflict and crisis work, including by ensuring that the changing field contexts and priorities of key are well represented in our policy and advocacy work, and by supporting field colleagues in solving problems through advocacy

  • Ensure the production of materials for advocacy and communications, including policy reports, briefings, blogs submissions to government, etc.

  • Identify and represent IRC at European networks, forums, conferences and events, and seek similar opportunities for other key IRC colleagues

  • Provide regular updates and analysis of European policy developments to IRC in Europe and international staff

  • Ensure that IRC has an impressive series of policy and advocacy events in priority European countries (e.g., roundtables, parliamentary events, launches of publications)

  • Work together with communications, fundraising and donor relations colleagues to develop strong relationships with European governments, with donors and potential donors, and to advise on IRC polices and priorities

Strategic planning and reporting to boards in the Europe region

  • Support the implementation of IRC’s Europe strategy, both on policy and advocacy, and more broadly in collaboration with fundraising, communications and award management teams

  • Participate in senior management team meetings, play a key role in annual planning and budgeting processes, and develop joint strategies and activities as required

  • Report as requested by the SVP Europe to the IRC-UK Board, and relevant other boards, on policy and advocacy initiatives, key messages and events, and engage appropriate board members in conducting advocacy

  • Develop the role of the Policy Advisory Committee of IRC Europe and determine how we can expand its remit to meet the goals of the IRC Europe Strategy

Internal communications

  • Play an active leadership role in the global IRC network, with a particular emphasis on maintaining effective partnerships and collaboration between IRC in Europe and IRC globally

  • Build and maintain good working relationships and support the integration of activities across existing European offices as well as with Stichting Vluchteling (SV), our partner in the Netherlands, and new offices that the IRC may open in Europe

PERSON SPECIFICATION

Essential

Skills, Knowledge & Qualifications

  • Master’s degree, preferably in a subject area related to IRC’s work, or equivalent experience

  • Excellent understanding of refugee issues, humanitarian aid and development, and knowledge of relevant policy issues and debates and relevant institutions, including amongst key donors and the UN

  • Commitment to organizational gender equality and an ability to articulate this externally

  • Deep understanding of politics and a consistent record of making significant change happen through policy, advocacy, campaigning and communications work on difficult issues, including experience of working with or advocating to politicians, government and institutional targets

  • Deep commitment to advocating for the safeguarding of staff and clients both in Europe and around the world

  • Highly strategic thinking, and significant experience in developing and driving effective advocacy strategies

  • Excellent ability to communicate effectively in English, both verbally and in writing, including public speaking and working with the media (both writing and broadcast interviews)

  • Excellent analytical skills, first-class attention to detail, strong organizational and time management skills

  • Comfort and effectiveness with delivering and operating in a fast-moving, and highly matrixed international environment

  • Able to set clear direction and lead a team in dispersed locations and remote field offices

  • Able to conduct significant amounts of overseas travel, sometimes at short notice to situations of conflict

Experience

  • Substantial experience in policy work and drafting for advocacy and publication, including preparation and delivery of policy papers

  • Comfort and experience of working creatively to bring in new resources, including in building effective external partnerships

  • Experience of working as part of a senior management team

  • Proven experience of developing and implementing successful influencing strategies – including working closely with communications colleagues to shape opinion

  • Experience of building effective coalitions between NGOs or other externally-facing organisations

  • Experience of convening cross-organisational teams around shared goals across different countries and forming effective working relationships to deliver results

  • Experience of representing an organization at a senior level in external networks, forums and events

 Desirable

  • Experience of working in conflict/post-conflict development or humanitarian relief or related field

  • Knowledge of the international NGO sector

  • Additional language(s), preferably German and/or French

IRC-UK strives to be an equal opportunities employer. IRC-UK is committed to equality of opportunity and to non-discrimination for  all  job  applicants  and  employees,  and  we  seek  to ensure  we  achieve diversity  in  our  workforce  regardless  of  gender, race,  religious  beliefs, nationality, ethnic/national origin, sexual orientation, age, marital status or disability.

The deadline for applications is midnight between 28th and 29th November 2018. Interviews will be held on 13th or 14th December 2018. Applications via IRC’s global career portal.

For enquiries regarding this role, please contact: applications@rescue-uk.org